Controlli sull’archivio e report da consegnare.
LocDoc controlla periodicamente l’archivio e segnala ciò che merita attenzione. Quando serve condividere lo stato delle cose, lo esporta in PDF, CSV o XLSX.
Ogni segnalazione ha un responsabile e una storia.
La pagina Anomalie raccoglie le segnalazioni dell’archivio attivo con severità, documento interessato e data di rilevazione. Per ognuna si lascia una nota e si sceglie cosa farne.
- Prendi in carico, segna come risolta o ignora con motivazione.
- Le risolte e le ignorate si possono riaprire.
- Ultima revisione con autore e data, sempre visibile.
Le dodici regole.
Valori predefiniti: severità e soglie si possono cambiare per ogni archivio.
| Regola | Severità | Cosa segnala |
|---|---|---|
| Elaborazione documento fallita | Alta | Documenti che non hanno completato lettura, OCR o indicizzazione. |
| Scadenza superata | Alta | Eventi scaduti non completati né archiviati. |
| Contenuto duplicato | Media | Documenti con la stessa impronta SHA-256 nello stesso archivio. |
| Versioni multiple da verificare | Media | Documenti con più versioni, per controllare quale è in vigore. |
| Possibile obsolescenza | Media | Documenti non aggiornati da oltre la soglia, due anni in modo predefinito. |
| Certificato prossimo alla scadenza | Media | Scadenze di documenti classificati come certificati, entro 30 giorni. |
| Informazione non rilevata: data | Media | Nessuna data riconosciuta nel testo della versione corrente. |
| Informazione non rilevata: revisione | Media | Nessuna revisione etichettata in modo esplicito. |
| Campo richiesto non rilevato | Media | Campi obbligatori configurabili per categoria. |
| Possibile allegato citato non presente | Media | Riferimenti espliciti a file che non risultano nell’archivio. |
| Metadati documentali incompleti | Bassa | Documenti senza categoria, tag o descrizione significativa. |
| Scadenza senza allegato | Bassa | Scadenze prive di allegati. Disattivata in modo predefinito. |
Sei report, tre formati.
I report vengono generati sul computer, senza servizi esterni, e rispettano l’archivio attivo e i permessi di chi li scarica. Nei file CSV e XLSX le celle che un foglio di calcolo potrebbe interpretare come formule restano testo.
Se la policy è attiva, le consultazioni IA esportate includono solo risposte confermate o corrette, con il testo corretto e i dati della generazione.
- Documenti
- Inventario con metadati, stato di elaborazione, impronte e versioni.
- Scadenze
- Eventi, stati e allegati.
- Anomalie
- Regole, severità e stato di revisione.
- Consultazioni IA
- Domande, risposte, fonti, controlli sulle citazioni e revisione umana.
- Riepilogo
- Totali di documenti, scadenze e possibili anomalie.
- Governance
- Configurazione e classificazione del sistema.
Domande frequenti
Su significato delle anomalie, permessi ed export.
Un’anomalia significa che c’è un errore nel documento?
No. Le anomalie sono indizi da verificare, non certificazioni di irregolarità. Per questo ognuna ha uno stato di revisione: si prende in carico, si risolve, si ignora con una nota o si riapre.
Chi può modificare le regole?
Solo chi amministra l’archivio con il permesso di gestione completa. Le regole valgono per singolo archivio: si attivano, si disattivano e se ne cambia la severità.
Chi può esportare le consultazioni di tutti gli utenti?
Di norma ognuno esporta solo le proprie. L’export esteso richiede un privilegio amministrativo esplicito, non assegnato in modo predefinito, ed è registrato nel registro attività.
I file esportati seguono le regole di conservazione di LocDoc?
No. Una volta scaricati escono dalla retention dell’applicazione e vanno gestiti secondo le policy dell’organizzazione.
Vuoi vedere LocDoc sui tuoi documenti?
Raccontaci che archivio hai, chi lo usa e su quali computer. Ti proponiamo una dimostrazione su misura.