Un archivio che ricorda da dove arriva ogni informazione.
LocDoc conserva nome originale, percorso, autore, versione e impronta di ogni file. Così ricerca e risposte possono sempre rimandare al documento giusto, nella versione giusta.
File, cartelle, più archivi in una volta.
Dalla pagina Documenti si caricano singoli file, selezioni multiple o un’intera cartella, mantenendo il percorso relativo d’origine. Si sceglie se inserirli nell’archivio aperto o in più archivi insieme.
- Un file non valido non blocca gli altri del lotto: l’esito è riportato file per file.
- L’elaborazione avviene in coda, con stato visibile: in attesa, in elaborazione, pronto o con errore.
- I file sono salvati con nomi interni casuali, senza esporre il titolo del documento.
Dal file al documento pronto.
Il caricamento non legge il file in modo sincrono: lo verifica, lo registra come versione e lo affida a un processo di elaborazione separato.
Carica
Un file, più file o un’intera cartella. Nome originale, percorso e autore restano registrati.
Verifica
Formato reale del file, struttura e limiti di dimensione. L’impronta SHA-256 riconosce i duplicati.
Versiona
Ogni sostituzione crea una nuova versione: le fonti indicano la versione effettivamente consultata.
Leggi
Testo da PDF, DOCX, XLSX, CSV, TXT e MD. L’OCR locale interviene solo sulle pagine che ne hanno bisogno.
Indicizza
Passaggi, vettori semantici, date e campi espliciti, elaborati in un processo separato con tempi limite.
Usa
Il documento pronto entra in ricerca, risposte, scadenze, anomalie e report.
Categorie, tag e raccolte.
Le regole di tag automatico leggono il testo e assegnano i tag in base a parole chiave; quelle che richiedono una data alimentano le scadenze. I tag messi a mano restano invariati.
Le raccolte raggruppano i documenti per progetto, fornitore o tema. I filtri per testo, categoria, tag, autore, data, stato, formato e raccolta sono applicati dal database, anche oltre i primi risultati.
Versioni e integrità.
Ogni sostituzione crea una nuova versione e accoda una nuova elaborazione. Ogni passaggio indicizzato conserva versione e impronta del file: una fonte punta sempre a ciò che è stato davvero letto.
- Impronta
- SHA-256 di ogni file, usata per riconoscere duplicati nello stesso archivio.
- Versioni
- Numerate, scaricabili singolarmente, con nome originale e formato.
- Provenienza
- Nome originale, percorso relativo della cartella, lotto di caricamento, autore.
- Cronologia
- Modifiche a nome, tag, categoria e descrizione registrate per documento.
- Reindicizzazione
- Disponibile per documento o per l’intero archivio, per esempio dopo un cambio di modello.
Formati e limiti.
Il formato viene verificato sul contenuto reale, non solo sull’estensione. Documenti Office anomali, archivi compressi sospetti e file corrotti vengono rifiutati.
Come funziona l’OCR- Testo estratto direttamente; OCR solo sulle pagine con poco testo, come le scansioni.
- DOCX
- Testo e sezioni del documento.
- XLSX e CSV
- Contenuto indicizzato foglio per foglio.
- TXT e MD
- Testo semplice e Markdown.
- Immagini
- PNG, JPG, TIFF e BMP, lette con OCR locale.
- Dimensione
- 50 MB per file nella configurazione predefinita, modificabile dall’amministratore.
Domande frequenti
Su raccolte, duplicati, versioni ed eliminazione.
Le raccolte servono a limitare chi vede i documenti?
No. Le raccolte organizzano i file dentro un archivio, ma chi è autorizzato all’archivio le vede tutte. Per separare dati riservati di clienti o reparti si usano archivi diversi, che sono il vero confine di accesso.
Cosa succede se carico due volte lo stesso file?
LocDoc calcola l’impronta SHA-256 di ogni file e riconosce i contenuti identici nello stesso archivio. I duplicati compaiono anche tra le anomalie, così si decide quale copia tenere.
Sostituire un file cancella la versione precedente?
No. Ogni sostituzione crea una nuova versione numerata e la precedente resta scaricabile. Le risposte già date continuano a indicare la versione da cui provenivano.
Eliminare un documento elimina anche le conversazioni che lo citano?
Sì. Vengono rimosse tutte le versioni, i dati derivati e le conversazioni che lo citano, comprese revisioni e correzioni, perché non restino copie del contenuto. Un legal hold attivo può sospendere l’eliminazione.
Vuoi vedere LocDoc sui tuoi documenti?
Raccontaci che archivio hai, chi lo usa e su quali computer. Ti proponiamo una dimostrazione su misura.